Wichtige Worte Rang 89: Vollkommene Stabsarbeit
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Liebe Leserin, lieber Leser
Ich arbeite wiederum an meiner Liste der „Wichtigen Worte“ für einen Chef! Hier ein altes, interessanten Memorandum zur Stabsarbeit:
Rang 89: Vollkommene Stabsarbeit
Für dieses Memo habe ich zwei interessante Quellen gefunden:
- In den Hauptquartieren von General Douglas MacArthur, USA, 2. Weltkrieg, war dieses Memo im Gebrauch ab 1942 und wurde so angewendet. Woher das Memo kam, wusste man nicht!
- Bundesrat Kurt Furgler hat es 1975 seinen engsten Mitarbeitern als Leitlinie vorgelegt.
- Merkblatt: „Vollkommene Stabsarbeit“
Unter „Vollkommener Stabsarbeit“ (Completed Staff Work) verstehen wir das Studium eines Problems und das Vorlegen einer endgültigen Lösung durch einen Mitarbeiter in einer Form, dass von Seiten des verantwortlichen Vorgesetzten nichts anderes getan werden muss, als seine Zustimmung oder Ablehnung zu der gesamten vorgesehenen Aktion zu geben. Der Ausdruck „Gesamte Aktion“ soll hervorgehoben werden, denn je komplizierter ein Problem ist, umso grösser ist die Neigung, es dem Vorgesetzten stückweise vorzulegen. Es ist die Aufgabe des Mitarbeiters, Details auszuarbeiten. Er sollte deshalb seinen Vorgesetzten nicht über diese Einzelheiten anfragen, wie umfangreich und schwierig sie auch sein mögen. Selbstverständlich kann und soll er andere Mitarbeiter zu Rate ziehen. Das Produkt seiner Arbeit aber sollte in endgültiger Form ausgearbeitet sein, wenn es der darüber entscheidenden Stelle vorgelegt wird.
Der Impuls, den Vorgesetzten zu fragen, was zu tun sei, kommt bei wenig erfahrenen Mitarbeitern besonders dann, wenn es sich um ein komplexes Problem handelt. Es ist so leicht, ihn zu fragen, und es scheint so einfach für ihn, die richtige Antwort zu geben! Diesem Impuls muss entgegengetreten werden! Man erliegt ihm nur dann, wenn man die Arbeit nicht beherrscht. Es ist die Aufgabe des Sachbearbeiters, dem Vorgesetzten zu raten, was er tun solle, und nicht, ihn zu fragen, was man selber tun muss. Er benötigt Antworten, keine Fragen! Der Assistent soll studieren, schreiben, wieder studieren und nochmals festhalten – bis ein eindeutig zweckmässiges Vorgehen erarbeitet wurde – die beste Lösung aus allen, die erwogen wurden. Der Chef braucht nur noch zuzustimmen oder abzulehnen.
Belästigen Sie den Vorgesetzten nicht mit langen Erklärungen und Meldungen. Memorandenschreiben an ihn ist noch keine Stabsarbeit – wohl aber Memorandenschreiben für ihn an jemand anderen. Ihre Absicht sollte ihm in einer fertigen und endgültigen Form vorgelegt werden, so dass er sie zu seiner eigenen machen kann, indem er einfach seinen Namen darunter setzt. In den meisten Fällen führt der Grundsatz der „Vollkommenen Stabsarbeit“ zu einem einzigen Dokument, bereit zum Unterzeichnen, ohne dazugehörige Kommentare. Wenn eine gute Lösung gefunden wurde, wird dies der Vorgesetzte sofort sehen. Benötigt er Erklärungen, so wird er bestimmt darnach fragen.
Die Theorie der „Vollkommenen Stabsarbeit“ schliesst einen Entwurf nicht aus. Der Entwurf darf aber keine unausgereiften Gedanken enthalten. Er muss in jeder Weise fertig sein, ausgenommen, dass etwa die Kopien fehlen oder dass es noch keine Reinschrift gibt. Ein Rohentwurf darf aber niemals eine Entschuldigung dafür sein, dass dem Vorgesetzten die endgültige Formulierung aufgebürdet wird.
Der Gedanke der „Vollkommenen Stabsarbeit“ bedeutet vielleicht mehr Arbeit für den Sachbearbeiter; er bringt aber dem Vorgesetzten mehr Freiheit. Dies ist jedoch der Sinn aller Stabsarbeit. Ausserdem wird folgenden erreicht:
- Der Vorgesetzte ist geschützt vor halbfertigen Ideen, ausführlichen Memoranden und unausgereiften mündlichen Darlegungen.
- Der Mitarbeiter, der eine Idee zu verkaufen hat, wird dafür viel eher einen dankbaren Abnehmer finden.
Sie können sehr einfach prüfen, ob Sie eine Aufgabe im Sinne der „Vollkommenen Stabsarbeit“ gelöst haben:
- Wenn Sie selber der Vorgesetzte wären, würden Sie ohne weiteres das von Ihnen vorbereitete Dokument unterzeichnen und mit Ihrem beruflichen Können für seine Richtigkeit bürgen?
- Wenn Sie darauf nicht ehrlich „Ja“ sagen können, so ziehen Sie es zur Überarbeitung zurück, denn es ist noch nicht „Vollkommenen Stabsarbeit“.
Auf Wiederlesen und viel Erfolg mit der „Vollkommenen Stabsarbeit“.
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